PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Pengertian dan Arti Penting Komunikasi
Secara harfiah, komunikasi berasal dari bahasa Latin yaitu communis yang berarti  keadaan yang biasa, membagi. Dengan kata lain komunikasi adalah suatu proses didalam upaya membangun saling pengertian.
Berikut ini adalah beberapa pendapat mengenai pengertian komunikasi :

a.       In its simple form communication is the transmission of a message from a source to a receiver, komunikasi adalah penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan.

b.      Everett M. Rogers  dan Lawrence Kincaid (1981), komunikasi adalah suatu proses di mana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi antara satu sama lain, yang pda gilirannya terjadi saling pengertian yang mendalam.

c.       Louis Forsdale (1981) merupakan seorang ahli komunikasi dan pendidikan yang mengungkapkan bahwa “communication is the process by which system is established, maintained, and altered by means of shared signals that operate according to rules”. Dari kalimat tersebut bisa disimpulkan bahwa Louis Forsdale mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses pembangunan, pemeliharaan suatu sistem yang juga dapat diubah melalui signal-signal yang dioperasikan secara bersama berdasarkan aturan-aturannya.

d.      Raymond S. Ross (1983), komunikasi adalah suatu proses menyortir, memilih, dan mengirimkan simbol-simbol sedemikian rupa, sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respon dari pikirannya yang serupa dengan yang dimaksudkan oleh sang komunikator.

e.       Cherrey (1995), communication is essentially the relationship set up by transmissions of stimuli and the evocation of response.

f.       Harold D. Lasswell, komunikasi adalah “Who (siapa), says What (berkata apa), in Which channel (melalui saluran apa), to Whom (kepada siapa), with What effect (dengan efek apa) ?”

g.      Gatewood and Taylor (1996) mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses memindahkan informasi dan pengertian (maksud) dari satu orang kepada orang lain.

h.      Sarah Trenholm dan Arthur Jensen (1996), a process by which a source transmits a message to a receiver through some channels. Komunikas adalah suatu proses di mana sumber mentransmisikan pesan kepada penerima melalui beragam saluran.

i.        Hoveland (1948), the process by which an individual (the communicator) transmits stimuli (usually verbal symbols)  to modify the behaviour of other individu. Komunikasi adalah proses di mana individu mentransmisikan stimulus untuk merubah perilaku individu  yang lain.

j.        Gode (1969), it is a process that makes common to or several what was the monopoly of one or some. Komunikasi adalah suatu proses yang membuat kebersamaan bagi dua atau lebih yang semula monopoli oleh satu atau dua orang).

k.      Stoner, Freeman dan Gilbert (1996) mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses yang dimanfaatkan oleh manusia untuk mencari kesamaan arti lewat tranmisi pesan simbolik.

l.        Newman dan Summer (1961) mendefinisikan komunikasi sebagai proses pertukaran fakta, ide, opini atau emosi melalui kata-kata, surat-surat, simbol-simbol atau pesan.

Namun, pada dasarnya komunikasi tidak dapat didefinisikan secara tunggal. Komunikasi memiliki arti yang luas dan tergantung dengan tujuan dan maksud komunikasi tersebut. Ada beberapa orang yang hanya menggunakan komunikasi sekedar untuk menerima informasi saja tanpa memberikan atau mentransfer informasi itu kembali kepada orang lain, akan tetapi ada juga orang yang memanfaatkan komunikasi sebagai media untuk saling bertukar informasi dan kemudian juga ikut menyebarluaskan informasi tersebut kepada yang lain. Begitu luasnya pengertian yang bisa diambil dari kata komunikasi sehingga ada beberapa ahli yang tidak mendefinisikan komunikasi secara tunggal namun lebih kepada penekanan mengenai konsep dari komunikasi itu sendiri.

Pada era globalisasi saat ini komunikasi sangat penting dalam kehidupan sehari-hari. Jika tidak ada komunikasi maka akan banyak melahirkan ketidaktahuan terhadap situasi dan kondisi yang sedang terjadi di lingkungan sekitar. Begitu banyak isu-isu global yang beredar saat ini dan dengan isu tersebut otomatis mempengaruhi kehidupan orang banyak. Komunikasi sangat penting dalam menjalin hubungan dengan sesama, begitu juga di dalam sebuah organisasi. Suatu organisasi yang ideal akan terbentuk ketika komunikasi antar sesama anggotanya berjalan dengan lancar, tidak ada miss communication yang menjadi penyebab adanya kesalahpahaman dan tak jarang hal  tersebut dapat menciptakan konflik antar sesama anggota di dalam organisasi yang bersangkutan. Komunikasi yang terjalin dengan baik juga akan melahirkan hubungan yang harmonis antara pimpinan dan bawahan, sesame bawahan serta dengan lingkungan diluar organisasi tersebut. Tanpa adanya komunikasi tentu kita tidak akan bisa berinteraksi dan bersosialisasi satu sama lain, hanya diam saja dan sibuk dengan dunia sendiri bahkan jika melewati keseharian tanpa berkomunikasi maka hal tersebut lama kelamaan bisa menimbulkan sifat individualisme dalam pribadi masing-masing. Hal tersebut tentu tidak baik mengingat bahwa manusia adalah makhluk social, saling ketergantungan dan membutuhkan satu sama lain. Manusia tidak dapat hidup sendiri oleh karena itu supaya bisa menjalin hubungan yang baik dengan sesama maka dibutuhkanlah yang namanya komunikasi, dan pastinya komunikasi tersebut haruslah dimanfaatkan dalam konteks yang positif.

Jenis dan Proses Komunikasi
Komunikasi dibagi menjadi  tiga jenis dalam ruang lingkup suatu perusahaan maupun sebuah organisasi (Soejono Trimo, Analisis Kepemimpinan Angkasa Bandung. 1986) , yaitu sebagai berikut :

a.                   Downward Communication

Koordinasi yang telah dibuat melalui suatu rencana (by plan) yang nanti akan membentuk komunikasi yang berjalan kebawah dan biasanya komunikasi tersebut bersifat satu arah yaitu dari pimpinan kepada bawahannya. Informasi yang disampaikan meliputi antara lain, kebijaksanaan pemimpin, peraturan, ketentuan yang harus diikuti oleh pekerja. jadwal kegiatan atau program dan alokasi sumber-sumber. Jenis komunikasi ini memerlukan koordinasi langsung dari pimpinan kepada bawahannya melalui rencana kerja yang telah dipersiapkan.

b.                  Upward Communication

Koordinasi melalui umpan balik (feed back) yang nantinya melahirkan komunikasi dari bawahan kepada pimpinan mengenai laporan-laporan kegiatan sehingga pimpinan bisa memperoleh masukan yang positif untuk keberlangsungan perusahaan atau organisasi yang dipimpinnya.

c.                   Komunikasi Horizontal atau Diagonal

Koordinasi melalui interaksi lateral dan merupakan satu alur komunikasi atau informasi yang bersifat horizontal atau diagonal antar departemen/unit-unit dalam organisasi. Maka pada komunikasi jenis ini pimpinan tidak hanya memerlukan masukan dari satu unit kerja saja melainkan juga bisa memperoleh masukan dari unit kerja yang lain diluar ruang lingkupnya namun masih berada dalam satu organisasi.

Proses Komunikasi
Proses adalah suatu peristiwa yang berjalan secara terus menerus (continue) dan tidak diketahui kapan hal tersebut akan berakhir nantinya. Suatu proses memerlukan komponen sebagai penunjang dalam upaya mencapai hasil atau tujuan yang diinginkan ketika telah selesai melaluinya suatu hari nanti. Begitu juga dengan proses komunikasi yang menurut Schramm memerlukan tiga komponen, yaitu source, message, dan destination atau komunikator, pesan, dan komunikan.

Oleh karena itu proses komunikasi juga bisa diartikan sebagai suatu proses yang dilalui oleh
komunikator untuk menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga akan terwujudlah
kesamaan arti antara komunikan dengan komunikatornya.

a.         Komunikator adalah pihak yang bertindak sebagai pengirim pesan dalam sebuah proses
komunikasi.

b.         Pesan adalah pemberitahuan, kata, atau komunikasi baik lisan maupun tulisan yang dikirimkan
dari satu orang ke orang lain dan menjadi inti dari suatu proses komunikasi. Pesan terbagi menjadi dua, yaitu pesan verbal (menggunakan kata-kata) dan non-verbal (menggunakan gerak-gerik, tingkah laku, mimik wajah, atau ekspresi muka si pengirim pesan).

c.         Komunikan adalah pihak yang memperoleh pesan atau stimulus yang dikirmkan oleh sumber atau komunikator. Stimulus yang diperoleh bisa berupa kata-kata, mimic wajah, maupun gestur tubuh. Komunikan yang aktif adalah komunikan yang memberikan feedback kepada si pengirim pesan, sedangkan komunikan yang pasif adalah sebaliknya.

Komunikasi Efektif

Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang bisa melahirkan perubahan sikap (attitude change) pada orang lain. Berikut ini lima faktor yang mampu membuat suatu komunikasi itu menjadi efektif, yaitu :

a.                   Respect

Perasaan saling menghargai sangat diperlukan dalam suatu komunikasi. Hal tersebut disebabkan karena pada dasarnya manusia akan merasa senang jika mereka dianggap di dalam suatu kelompok ataupun di masyarakat. Jika sudah tumbuh rasa saling menghargai antara satu sama lain maka sudah bisa dipastikan hal itu akan menciptakan hubungan yang harmonis antar sesama serta mampu meningkatkan efektifitas kerja dalam suatu team work.

b.                  Empathy

Empati merupakan suatu keadaan di mana kita mampu menempatkan atau memposisikan diri kita kedalam suatu problema ataupun kondisi yang sedang dihadapi oleh orang lain, dengan kata lain kita juga ikut merasakan apa yang dirasakan oleh orang tersebut. Di dalam suatu team work, rasa empati berfungsi untuk mengeratkan hubungan satu sama lain karena dengan berempati maka kita harus mendengar terlebih dahulu sehingga kita bisa ikut merasakan situasi yang sedang dihadapi sebagai bentuk feed back terhadap informasi yang diterima dan kemudian akan menciptakan rasa saling menghargai (respect) sehingga dapat membangun kepercayaan antar sesama anggota.

c.                   Audible

Audible berarti informasi yang kita berikan atau kita sampaikan bisa diterima dengan baik oleh penerima pesan dan tentu dalam menyampaikan pesan tersebut kita harus menggunakan cara atau sikap yang bisa diterima oleh penerima pesan.

d.                  Clarity

Clarity adalah kejelasan pesan atau informasi yang kita berikan kepada seseorang. Dalam berkomunikasi kita tidak boleh menyampaikan sesuatu secara setenga-setengah maupun sesuatu yang ditutup-tutupi. Komunikasi memerlukan keterbukan supaya tidak muncul berbagai kesalahpahaman atau salah penafsiran oleh orang yang menerima pesan. Maka dari itu komunikator harus bisa menyampaikan pesan atau informasi dengan baik secara jelas dan terbuka supaya komunikan bisa menanggapi atau merespon hal yang sesuai dengan topik yang dibicarakan (tidak out of topic) sehingga muncul saling pengertian antar sesama dan bisa terhindar dari kesalahpahaman yang berujung pada konflik.

e.                   Humble

Humble adalah sikap rendah hati yang berarti bersedia menerima kritikan dan masukan yang diberikan oleh orang lain. Sikap rendah hati membantu pribadi dalam pengendalian diri sehingga terhindar dari sifat sombong. Jika kita bersikap rendah kati kepada orang lain pasti orang lain akan merasa senang bersosialisasi dengan kita dan hal itu pun menciptakan suasana yang aman dan tentram karena mudah memaafkan, mau mengakui kesalahan, lemah lembut serta menghargai satu sama lain.

Implikasi Manajerial
Kata implikasi memiliki dua arti yaitu keterlibatan atau keadaan terlibat serta juga memiliki pengertian sebagai  yg termasuk atau tersimpul, yg disugestikan, tetapi tidak dinyatakan (KBBI).
Di dalam manajemen, implikasi terbagi atas dua bagian, yaitu:

a.             Implikasi prosedural meliputi tata cara analisis, pilihan representasi, perencanaan kerja dan formulasi kebijakan.

b.            Implikasi kebijakan meliputi sifat substantif, perkiraan ke depan dan perumusan tindakan.

Daftar Pustaka

http://id.wikipedia.org/wiki/Implikasi
http://duniatugasasri.wordpress.com/2013/06/11/komunikasi-efektif-implikasi-manajerial/
http://anik-gurung.tripod.com/id29.html
http://rifiandhika.wordpress.com/2012/11/13/definisibentuk-dan-pentingnya-komunikasi-
dalam organisasi/
http://wira-satria.blogspot.com/2013/05/jenis-dan-proses-komunikasi.html
Wiryanto. Pengantar Ilmu Komunikasi
Stanley J. Baran. (2009). Introduction to Mass Communication, Media   Literacy and
Culture (5thEdition).
KAMUS BESAR BAHASA INDONESIA (KBBI).
Dr.Elvinaro Ardianto, Msi , Dra.Lukiati Kemala, M.Si , Dr. Siti Karlinah, Msi. (2009).

Komunikasi Massa, Suatu Pengantar